Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tapahtumalaite Oy:n rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

   Nimi: Tapahtumalaite Oy
   Y: 2728449-6
   tapahtumalaite (ä) tapahtumalaite . fi
   Puh. 0400 165 155

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

   Nimi: Latva Markus
   tapahtumalaite (ä) tapahtumalaite . fi
   Puh. 0400 165 155

3. Rekisterin nimi

   Tapahtumalaite Oy:n asiakasrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

   Henkilö- ja asiakastietoja käytetään tilausten ja palveluiden toimittamiseen, laskutukseen ja maksujen perintään. Niin ikään asiakassuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen.

   Henkilö- ja asiakastietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen. Sähköpostiosoitteensa antanut Asiakas ei päädy minkäänlaisille mainos- tai muille roskapostilistoille. Emme lähetä, emmekä tule lähettämään sähköposteja, kuin Asiakkaan kyseiseen asiaan liittyen.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

   Rekisterissä pidetään ne tiedot, jotka asiakas on itse tilauksen toimittamiseksi meille antanut.

   • Asiakkaan ja/tai yrityksen nimi
   • Mahdollinen yritystunnus
   • Asiakkaan laskutus- ja toimitusosoitetiedot
   • Puhelinnumero
   • Tilaustiedot ja tilaushistoria
   • Sähköpostiosoite
   • Rekisteröityneen asiakkaan käyttäjätunnus ja salasana
   • Tilausten johdosta syntyneet, tai asiakkaan muut itse ilmoittamat tiedot

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

   Rekisterissä ei ole muita varsinaisia tietolähteitä, kuin Asiakas itse. Tietoja voidaan kuitenkin korjata ja täydentää normaaleilla numero- ja yhteystietohakupalveluilla, sekä YTJ –tietopalvelulla.

7. Tietojen luovutus

   Tapahtumalaite Oy ei luovuta tietoja ylimääräisille tahoille, kuten esimerkiksi markkinointitarkoituksiin. Tietoja luovutetaan ainoastaan tilausten kannalta välttämättömille kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi tilaukset kuljettaville rahtiyhtiöille, tavarantoimittajille jne. Ulkomailta suoraan asiakkaalle toimitettavissa tuote-, varaosa-, tai muissa tehdastoimituksissa tuotteen toimitukseen tarvittavia asiakastietoja saatetaan antaa myös Suomen ulkopuolelle EU alueelle, tai EU:n ulkopuolisille alueille (USA).

8. Tietojen säilytysaika ja hävittäminen

   Tietoja säilytetään toistaiseksi. Vanhat ja tarpeettomaksi käyneet asiakastiedot poistetaan tietyin väliajoin.

9. Rekisterin suojauksen periaate

   Tietoja säilytetään sekä yrityksen omissa tietojärjestelmissä, että verkkokaupan palvelimilla. Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedostot on suojattu yritystoiminnassa normaalisti käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy. Rekisterinpitäjän tilojen osalta on käytössä kulunvalvonta.

   Palvelimien osalta suojaus on toteutettu verkkokaupan palveluntarjoajan toimesta ja ainoastaan niillä henkilöillä joiden työtehtävien hoito sen edellyttää, on pääsy rekisterin tietoihin. Palvelimet toimivat erillisessä verkkoalueessa mihin ei ole suoraa pääsyä internetistä. Kaikki palvelimet on suojattu palomuurilla. Pääsy palvelimiin vaatii voimassa olevat käyttäjätunnukset.

10. Tietojen tarkastusoikeus

    Rekisteröidyllä asiakkaalla on lainmukainen oikeus tarkastaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisena ja allekirjoituksella varustettuna osoitteeseen:

    Tapahtumalaite Oy

    Huuhkajantaival 12 B 5

    60200 Seinäjoki

Tietosuojaseloste

1. Laillisuusperuste henkilötietojen tallentamiseen ja käsittelyyn

   Tapahtumalaite Oy tallentaa sekä käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja toimittaakseen asiakkaille heidän tilaamansa tuotteet ja palvelut. Henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Lisäksi käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen kirjanpitovelvoitteen noudattamiseksi, sekä tietojen luovuttamiseksi viranomaisille siinä määrin kuin laki niin velvoittaa.

2. Henkilötietojen sijainti

   Verkkokauppa-alusta
   Verkkokauppa-alustamme tallentaa palvelimelle asiakkaiden lähettämät tilauskorit ja niissä olevat tiedot. Tiedoissa on:

   • Tilatut tuotteet tai palvelut
   • Asiakkaan nimi, yrityksen tai yhteisön nimi, yrityksen tai yhteisön y tunnus
   • Asiakkaan antamat laskutus-, toimitus-, ja huoltotilauksissa työkohdeosoitetiedot
   • Asiakkaan antamat muut yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
   • Asiakkaan antamat mahdolliset muut laskutus- ja lisätiedot
   • Muut asiakkaan itse antamat tiedot

   Verkkokauppaan tallentuvia tilauskoreja ja niiden sisältämiä tietoja ei ole tarvetta käsitellä kuin tilatun tuotteen tai palvelun toimituksen yhteydessä. Verkkokauppa-alusta on ulkoistettu ja sen teknistä ylläpitoa hoitaa siihen valittu alihankkija. Verkkokaupassa on käytössä normaalit suojausmenetelmät. Palvelimet on suojatuissa tiloissa ja niihin käsiksi pääsemiseen vaaditaan voimassa olevat kulkuluvat ja käyttäjätunnukset.

   Sähköpostit
   Tapahtumalaite Oy tallentaa toiminnan yhteydessä syntyneet sähköpostit, sekä asiakkaan verkkokauppamme kautta lähettämät yhteydenotot ja tilauskorit. Nämä tallennetaan tilattujen palveluiden toteuttamiseksi, sekä tarvittaessa todistamaan asiakkaan tekemiä tilauksia, sekä muita Tapahtumalaite Oy:n ja asiakkaan välillä sovittuja asioita.

   Sähköposteja ei käsitellä kuin tarvittaessa ja niiden käsittelyyn tarvitaan kulkulupa tilaan jossa tiedot sijaitsevat. Lisäksi sähköposteihin pääsemiseksi tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana joka myönnetään vain niille, joiden työtehtävissään tarvitsee käsitellä tilauksia ja sähköposteja. Tietojärjestelmissä on käytössä normaalit yritystoiminnassa käytetyt tietoturvaohjelmat.

   Laskutustiedot
   Tapahtumalaite Oy tallentaa asiakasrekisteriin ainoastaan yritys- ja yhteisöasiakkaat. Kuluttaja-asiakkaita ei tallenneta, eikä niiden määrä ole yritykselle merkittävä. Asiakasrekisterissä on asiakkaan tiedot sekä tilatut tuotteet. Asiakasrekisterissä olevia tietoja ei käsitellä kuin tarvittaessa ja niiden käsittelyyn tarvitaan kulkulupa tilaan jossa tiedot sijaitsevat. Lisäksi tietoihin pääsemiseksi tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana joka myönnetään vain niille, joiden työtehtävissään tarvitsee käsitellä tilaus- ja laskutusasioita. Tietojärjestelmissä on käytössä normaalit yritystoiminnassa käytetyt tietoturvaohjelmat.

   Muut tiedot
   Tapahtumalaite Oy voi täydentää ja korjata asiakkaan vajaita tietoja tarvittavin osin kolmansista lähteistä. Tällaisia lähteitä ovat mm:

   • 118 Fonecta numeropalvelu
   • PRH, YTJ yritysrekisteri
   • Luottotiedot (Asiakkaan luottotiedot voidaan selvittää, mutta luottotietoja ei tallenneta Tapahtumalaite Oy:lle)
   • Muut julkiset rekisterit joilla vajaita tietoja tarvittaessa täydennetään tuotteen tai palvelun toimittamisen mahdollistamiseksi

   * Tapahtumalaite Oy ei ota vastaan asiakkailta heidän henkilötunnuksiaan, vaikka asiakas tarjoaisi henkilötunnustaan Tapahtumalaite Oy:lle.

3. Tietojen käsittely ja luovutus eteenpäin

   Tapahtumalaite Oy ei käsittele henkilötietoja kuin silloin, kun niiden käsittely on tarpeen johtuen asiakkaan tekemistä tilauksista tai muusta asiakkaan asian hoitamiseen johtuvasta syystä. Asiakastietoja ei käsitellä muussa tarkoituksessa. Tapahtumalaite Oy ei käytä asiakkaiden tietoja ja henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen, kuin asiakkaan asian hoitamiseen. Tapahtumalaite Oy ei käytä asiakastietoja tai henkilötietoja esimerkiksi minkäänlaiseen mainontaan, tai luovuta tietoja tätä varten muille osapuolille tällaisiin tarkoituksiin. Tietoja käytetään vain siihen asiaan mitä asiakas on Tapahtumalaite Oy:ltä tilannut. Tämän vuoksi Tapahtumalaite Oy ei myöskään kerää asiakkailtaan markkinointilupaa.

   Asiakas- ja henkilötietoja luovutetaan Tapahtumalaitteelta vain sellaisille tahoille, joille tiedot on välttämättä annettava asiakkaan tilaamien tuotteiden, palveluiden ja muiden asioiden hoitamiseksi, tai joille tieto annetaan esimerkiksi kirjanpitolain vuoksi. Asiakkaan tietoja annetaan muun muassa:

   • Tilitoimistolle
   • Tavarantoimittajille joilta uusi tavara asiakkaille varsinaisesti lähtee
   • Tavarat toimittaville rahtiyhtiöille jotta tavaroiden toimitus on mahdollista
   • Tietoja voidaan antaa joissain tapauksissa myös EU alueen ulkopuolelle, mikäli asiakkaalle tilattu tavara lähtee suoraan ulkomaiselta tehtaalta ja tavaran tai palvelun toimittamiseksi tilaajan tiedot on välttämätöntä antaa tavaran toimittajatahoille. Tällaisissa tapauksissa tietoja annetaan pääasiassa EU alueen lisäksi Englantiin ja USA:n.

   Rekisterin pitäjä ja tietosuojavastaava:
   Tapahtumalaite Oy
   Markus Latva
   Huuhkajantaival 12 B 5
   60200 Seinäjoki
   tapahtumalaite ( ä) tapahtumalaite . fi
   0400 165 155

4. Vanhentuneiden tietojen poisto

   Sähköpostit
   Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Vanhentuneet sähköpostit poistetaan, kun ne ovat noin 2-3 vuotta vanhoja eikä ne sisällä asioita joiden luonteen vuoksi sähköpostit täytyy edelleen säilyttää. Asiakkaan pyytäessä häntä koskeva sähköpostikirjeenvaihto ja muut tiedot poistetaan, mikäli tähän ei ole muita kauppoihin, sopimuksiin, tai sovittuihin asioihin liittyviä esteitä.

   Verkkokauppa-alusta
   Verkkokaupan tilaushistoriaa säilytetään muun muassa jotta asiakas pystyy tutkimaan ja hyödyntämään vanhoja tilauksiaan. Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Asiakas voi itse poistaa tietonsa verkkokauppa-alustasta, sekä pyydettäessä Tapahtumalaite Oy poistaa asiakkaan tiedot verkkokauppa-alustasta, sekä muista kohteista, mikäli tähän ei ole muita kauppoihin, sopimuksiin, tai sovittuihin asioihin liittyviä esteitä.

   Asiakasrekisteri ja kirjanpito
   Varsinaiseen asiakasrekisteriin tallennetaan vain yritys- ja yhteisöasiakkaat. Tapahtumalaite Oy ei tallenna ollenkaan yksityishenkilöitä asiakasrekisteriin. Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Mikäli tallennettu yritys- tai yhteisöasiakas ei ole asioinut Tapahtumalaite Oy:n kanssa vuosiin, tai mikäli asiakkaan tiedot ovat vanhentuneet ja virheelliset, tällöin tiedot voidaan poistaa asiakasrekisteristä. Lisäksi asiakkaan pyytäessä tiedot poistetaan asiakasrekisteristä.

5. Rekisteröidyn informointi

   Tapahtumalaite Oy informoi asiakkaitaan rekisteriselosteella ja tietosuojaselosteella jotka kummatkin ovat näkyvillä Tapahtumalaite Oy:n verkkosivuilla (www.tapahtumalaite.fi). Lisäksi Tapahtumalaite Oy lähettää henkilökohtaisesti em. tiedot asiakkaalle hänen tätä pyytäessä.